Termini e condizioni per eventi organizzati presso la Collezione Peggy Guggenheim
Aggiornato a novembre 2022
ALLESTIMENTO, SMANTELLAMENTO, CONSEGNA E RIMOZIONE DEI MATERIALI
OSPITI
SERVIZI OFFERTI E FORNITORI ESTERNI
Orario
Pubblicità dell’evento
Intrattenimento musicale
Sponsor
OPERAZIONI DI ALLESTIMENTO E SMANTELLAMENTO, CONSEGNA E RIMOZIONE DEI MATERIALI
1. L’Ospite non potrà esporre alcuna opera d’arte nella o intorno alla PGC, né modificare installazioni o esposizioni esistenti. Nel caso in cui il Guggenheim stabilisca che una qualunque opera d’arte debba essere spostata, oppure che richiederà ulteriori misure di sicurezza, al fine di salvaguardarla durante l’allestimento e durante l’Evento, il personale della PGC proteggerà oppure sposterà l’opera o le opere, e l’Ospite si farà carico di tutte le spese relative alla sicurezza o allo spostamento e al successivo restauro della(e) opera(e) successivamente all’Evento. L’Ospite prende atto che tali spese saranno in aggiunta al Compenso.
2. Tutti i piani ed i dettagli di produzione dell’Evento (ivi inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’allestimento, la logistica, la costruzione, le attrezzature, i piani per qualunque illuminazione speciale ed i sistemi audiovisivi, nonché il calendario di consegna e ritiro del fornitore/appaltatore) devono essere sottoposti alla PGC per iscritto per la revisione ed approvazione da parte della PGC almeno 20 giorni lavorativi prima della data dell’Evento. Qualunque variazione apportata al piano o al programma di produzione approvati deve essere approvata nuovamente per iscritto dalla PGC.
3. L’Ospite conviene, dopo aver portato a termine una ispezione in loco presso la PGC con tutti i fornitori ed appaltatori proposti, di comunicare alla PGC, per iscritto, almeno 60 giorni lavorativi prima della data dell’Evento la propria selezione di tutti i fornitori ed appaltatori che l’Ospite assumerà per lavorare sull’Evento oppure in occasione dello stesso. Tutti i fornitori ed appaltatori sono soggetti all’approvazione della PGC e devono lavorare in coordinamento con il personale della PGC, nonché adempiere a tutte le leggi applicabili e a tutte le politiche, norme e richieste della PGC. Nel caso in cui un fornitore oppure un appaltatore non sia nell’elenco approvato, esso non potrà essere ammesso alla PGC. L’Ospite fornirà alla PGC, almeno 15 giorni lavorativi in anticipo rispetto all’Evento, i nomi e le informazioni di contatto per il soggetto che esso selezioni per gestire l’Evento e per tutti i fornitori ed appaltatori, ivi inclusi tutti quelli che si troveranno a lavorare sull’allestimento dell’Evento.
4. Qualunque costruzione o installazione relativa all’Evento deve essere pre-approvata per iscritto dalla PGC e deve tener conto della sicurezza dell’edificio e delle opere d’arte ivi contenute, ivi incluso il giardino, ed essere rispettosa della dignità e delle funzioni delle aree. L’approvazione o meno della costruzione o dell’installazione dovrà tenere conto altresì del numero massimo delle persone che lo spazio può accogliere dato il tipo proposto di allestimento e la quantità ed il posizionamento degli arredi in relazione alle uscite di emergenza della PGC.
Inoltre:
- le strutture fisse o adattabili devono essere collocate ad una distanza di almeno due metri dalle opere d’arte e almeno cinque metri dall’area in cui sono sepolte le ceneri di Peggy Guggenheim;
- nessuna installazione potrà ostruire irragionevolmente la vista delle opere d’arte;
- le candele o torce (oppure oggetti analoghi) devono essere collocate in un sostegno sicuro per assicurare che esse non possano muoversi, né rappresentare un rischio per la sicurezza; e
- nel caso in cui il tempo sia piovoso, gli ombrelloni, i cartelloni, gli schermi oppure altri oggetti che non possono essere fissati in sicurezza al suolo, non potranno essere collocati sulla terrazza panoramica e l’Ospite conviene di rimuovere qualunque oggetto di questo tipo qualora gli venga richiesto dalla PGC.
La PGC si riserva il diritto di modificare l’allestimento, rimuovere qualunque ingombro e spostare il mobilio se il piano o l’allestimento non rispetta le norme in materia di uscite di emergenza. Nel giorno dell’Evento l’Ospite è tenuto a conformarsi, ed a predisporre l’allestimento in conformità, al piano pre-approvato per il numero di ospiti confermato.
5. I materiali pubblicitari e/o promozionali che l’Ospite desidera collocare all’interno della PGC devono essere approvati in anticipo dalla PGC per iscritto almeno 15 giorni lavorativi prima della data dell’Evento. Nessuna installazione, logo o striscione potrà essere visibile dall’esterno della PGC (per esempio dal Canal Grande). La PGC non sarà responsabile di, e l’Ospite solleva sin d’ora la PGC da, e terrà indenne e manlevata la PGC per qualunque passività, perdita o danno con riguardo al mancato adempimento della legge applicabile.
6. I materiali particolari richiesti per l’Evento possono essere consegnati alla PGC in orario da concordare nel giorno dell’Evento ed immagazzinati in loco nel locali della PGC esclusivamente dietro preventiva approvazione scritta della PGC. Qualora approvati, l’Ospite è obbligato a fornire in anticipo alla PGC i dettagli precisi riguardanti l’orario di consegna, il numero e la dimensione dei colli che devono essere consegnati.
7. Tutti i materiali, le proprietà e/o le installazioni portate all’interno della PGC da oppure per conto dell’Ospite, nonché dei suoi appaltatori, fornitori o ospiti, e tutti i rifiuti presenti a fine Evento devono essere rimossi dopo l’Evento. Il Guggenheim non avrà alcuna responsabilità, né alcun obbligo, per elementi che non siano stai rimossi entro quella data, e qualora non rimossi, la PGC si riserva il diritto di rimuovere tali materiali a carico dell’Ospite e l’Ospite terrà indenne e manlevata la PGC per qualunque relativa passività.
OSPITI
8. L’Ospite deve sottoporre alla PGC, almeno 2 giorni lavorativi prima dell’Evento, un elenco completo dei nomi e delle informazioni di contatto di tutti gli ospiti presenti all’Evento. L’Ospite deve fornire altresì i nomi di due membri del proprio personale che avranno la responsabilità di accompagnare e/o accogliere gli ospiti alle entrate del museo. Il personale della PGC non sarà autorizzato a consentire l’accesso a chiunque quando non sia presente il personale autorizzato dell’Ospite oppure in assenza di specifiche istruzioni dell’Ospite.
9. Per Eventi con un grande numero di ospiti, la polizia municipale potrà inviare le proprie guardie di sicurezza all’interno e/o all’esterno della PGC. In tal caso, il personale della PGC fornirà loro l’accesso ai locali.
SERVIZI OFFERTI E FORNITORI ESTERNI
10. Il servizio di pulizia fornito dalla PGC comprende la pulizia dei servizi igienici e dell’area museale prima dell’Evento. Durante l’Evento non sarà fornito alcun servizio di pulizia. Successivamente all’Evento, la PGC effettuerà l’ordinaria pulizia dei locali, dopo che l’Ospite avrà rimosso tutte le proprietà ed i materiali relativi all’Evento.
11. Il personale della PGC sarà presente durante l’Evento al fine di proteggere le opere d’arte ed i locali e (qualora in precedenza richiesto dall’Ospite) fornire tour guidati. Tutto il personale PGC che assiste all’Evento in tale veste riferirà esclusivamente ai referenti del Dipartimento Eventi Speciali della PGC. I membri di tale personale non sono obbligati a svolgere attività su richiesta dell’Ospite diverse da qualunque tour guidato programmato sopra menzionato.
12. L’Ospite assicurerà che qualunque appaltatore o fornitore assunto dall’Ospite per svolgere attività all’interno della PGC (e approvato dalla PGC) convenga di rispettare l’edificio, le opere d’arte e gli arredi ivi contenuti, avendo cura di evitare di collocare le attrezzature e le forniture in un modo che causerebbe danni, oppure farebbe sì che le persone causino danni, all’edificio, alle opere d’arte oppure agli arredi.
13. La PGC ha designato Museum Café/Ai Gondolieri/Di.Gio’ S.r.l. come ditta autorizzata per il catering per tutti gli eventi presso i propri locali. L’Ospite non potrà fare ricorso ad una ditta diversa a meno che essa non sia stata approvata in anticipo dalla PGC per iscritto.
14. La PGC ha una cucina sulla terrazza panoramica e la metterà a disposizione ad un servizio di catering esterno pre-approvato che conviene di rispettare le attrezzature e le strutture fornite. L’Ospite richiederà al servizio di catering esterno di pulire la cucina immediatamente dopo l’Evento. La cucina del Museum Café non potrà essere utilizzata da servizi di catering esterni.
15. Il trasporto di ospiti alla e dalla PGC deve essere predisposto e concordato direttamente tra l’Ospite e la società di trasporti, e l’Ospite ha la responsabilità di assicurare che la società di trasporti conosca bene le condizioni richieste per avvicinarsi al molo di approdo laterale di Palazzo Venier dei Leoni. Nessuna imbarcazione privata potrà essere lasciata presso la PGC senza il conducente all’interno. Nel caso in cui l’Ospite desideri utilizzare la via di accesso centrale, l’Ospite prende atto che dovrà essere installato un pontile supplementare, il cui noleggio ed i cui costi saranno ad esclusivo carico dell’Ospite.
16. Il sistema elettrico della PGC può fornire un massimo di 5 kW in trifase. Qualora sia richiesta una maggiore quantità di energia, l’Ospite deve richiedere una fornitura aggiuntiva direttamente alla società elettrica, ad esclusivo carico dell’Ospite.
ORARIO
17. L’ospite deve rispettare gli orari di inizio e fine dell’Evento che sono stati concordati, secondo quanto specificato nell’Allegato A accluso al presente Contratto. In ogni caso, un Evento in aree accessibili al pubblico non potrà cominciare prima delle ore 18.30. Se l’Evento continua dopo le ore 23.30 (la qual cosa potrà verificarsi soltanto qualora concordato per iscritto con la PGC almeno una settimana prima dell’Evento), sarà applicato un costo aggiuntivo e in nessun caso un Evento potrà continuare dopo la mezzanotte e mezza. Dopo quell’ora, le guardie di sicurezza della PGC saranno autorizzate a sgombrare i locali. Lo spazio della mostra temporanea sarà chiuso alle ore 23.
18. Gli eventi tenuti durante gli orari di apertura della PGC potranno aver luogo esclusivamente sulla terrazza panoramica e non devono interferire con le normali attività del museo, né causare alcun disturbo ai visitatori della PGC.
PUBBLICITÀ DELL’EVENTO
19. L’uso del nome e delle fotografie delle opere d’arte della PGC presso i locali della PGC sono consentiti esclusivamente con la preventiva approvazione scritta della PGC, e l’Ospite avrà la responsabilità di assicurare qualunque necessario permesso di terzi e terrà indenne e manlevato il Guggenheim per qualunque relativa inadempienza dell’Ospite o delle Parti Ospiti. L’Ospite e le Parti Ospiti non sono autorizzati dal Guggenheim ad usare le fotografie oppure le immagini di Peggy Guggenheim in relazione all’Evento e l’Ospite terrà indenne e manlevato il Guggenheim per qualunque perdita, danno o costo (ivi inclusi gli onorari legali) attribuibile a qualunque uso di tali fotografie o immagini ad opera dell’Ospite o delle Parti Ospiti.
20. Qualunque materiale (per esempio, inviti, materiali promozionali e comunicati stampa) prodotto da oppure per conto dell’Ospite per l’Evento ai fini della distribuzione al pubblico (ivi incluso agli ospiti dell’Ospite), in formato cartaceo o digitale (ivi incluse le comunicazioni sui social media), deve essere sottoposto alla PGC per la sua preventiva approvazione scritta, almeno cinque giorni lavorativi in anticipo rispetto alla pubblicazione o alla distribuzione. Fatta salva tale approvazione, l’Ospite potrà utilizzare il nome “Collezione Peggy Guggenheim” nei materiali relativi all’Evento esclusivamente per indicare la sede dell’Evento, ma l’Ospite non deve dichiarare, suggerire o implicare che la PGC ospiti o sia sponsor dell’Evento.
21. All’interno degli spazi espositivi della PGC non potrà essere scattata alcuna fotografia, né essere effettuato alcun video o alcuna ripresa. Nel caso in cui l’Ospite desideri scattare fotografie, nonché effettuare video o riprese in luoghi diversi dai locali della PGC, l’Ospite deve ottenere la preventiva approvazione scritta della PGC almeno cinque giorni lavorativi prima della data dell’Evento e dovrà firmare un modulo di autorizzazione fornito dalla PGC prima di scattare qualunque fotografia oppure effettuare qualunque ripresa e deve convenire di non usare alcuna fotografia, video o film dell’Evento, né alcuna fotografia scattata o alcuna ripresa effettuata mentre era all’interno dei locali della PGC, a fini commerciali. L’Ospite avrà la responsabilità di acquisire e assicurarsi tutti i diritti d’autore, riproduzione o altri diritti per qualunque uso, ad opera dell’Ospite oppure di qualunque Parte Ospite, di fotografie, film o video scattate o effettuati all’Evento e conviene di tenere indenne e manlevata la The Solomon R. Guggenheim Foundation da qualunque obbligo risultante da e dai costi attribuibili alla mancata acquisizione e dal mancato ottenimento di tutti i diritti e permessi. I fornitori non potranno fotografare l’Evento, né alcun allestimento, e riceveranno istruzioni al riguardo da parte dell’Ospite.
22. Qualunque copertura dell’Evento da parte della stampa o dei media (ivi inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la radio, la televisione, la carta stampata, il web streaming oppure i social media) deve essere approvata in anticipo dalla PGC almeno 30 giorni lavorativi prima dell’Evento e coordinata con il Dipartimento Relazioni Esterne e Comunicazione della PGC.
INTRATTENIMENTO MUSICALE
23. L’intrattenimento musicale, in diretta oppure tramite sistema audio, è consentito esclusivamente con la preventiva approvazione scritta della PGC, secondo gli specifici termini e le specifiche condizioni concordate. Gli orari di consegna, di allestimento e/o delle prove saranno stabiliti insieme con la PGC. L’Ospite e/o i suoi fornitori devono programmare un controllo del suono con la PGC prima dell’inizio dell’Evento per l’approvazione dei livelli di decibel. La PGC si riserva il diritto di interrompere qualunque tipo di intrattenimento musicale nel caso in cui esso causi un disturbo ai vicini e/o ai visitatori regolari.
24. Qualunque materiale audiovisivo che l’Ospite intende esporre all’Evento deve essere sottoposto alla PGC e da essa approvato almeno 20 giorni lavorativi in anticipo rispetto all’Evento.
25. Le trasmissioni audio devono terminare non oltre le ore 23.
26. L’Ospite ha la responsabilità di assicurare tutti i permessi della SIAE e di coprire tutte le relative spese.
SPONSOR
27. L’Ospite potrà coinvolgere uno sponsor nell’Evento solo nel caso in cui l’Ospite si assicuri la preventiva approvazione scritta della PGC per tale coinvolgimento almeno 30 giorni lavorativi in anticipo rispetto all’Evento. Nel caso in cui sia approvato uno sponsor, qualunque installazione, materiale e comunicazione relativa allo sponsor, e tutti gli altri visibili riferimenti allo sponsor, sono soggetti alla pre-approvazione scritta della PGC, la quale pre-approvazione deve essere richiesta almeno 20 giorni lavorativi in anticipo rispetto all’Evento.
Per informazioni:
Chiara Zanandrea, Kseniia Prokofeva
Tel. +39 041 2405 434 / 428
specialevents@guggenheim-venice.it